Il rapporto di Servizio Civile Universale si instaura al momento della sottoscrizione del contratto tra il volontario selezionato dall’ente e il Dipartimento per le Politiche Giovanili e il Servizio Civile Universale.

Fascicolo personale
Per ogni giovane che inizia il servizio civile l’ente titolare del progetto deve predisporre una cartella personale, da conservare in apposito archivio presso la sede centrale o locale, nella quale viene conservata tutta la documentazione riferita all'interessato con particolare riferimento a:

• copia del progetto approvato;
• permessi, malattie e/o infortuni, ivi compresa la documentazione sanitaria;
• fotocopia del contratto di servizio civile controfirmato dal volontario e riportante la data di assunzione in servizio;
• formazione svolta, sia generale che specifica;
• richieste avanzate dal volontario;
• eventuali provvedimenti disciplinari;
• ogni altra documentazione attinente al servizio svolto.

I progetti possono prevedere per i volontari di Servizio Civile Universale un orario di attività fisso o flessibile.

Orario Fisso
Se il progetto prevede l’orario fisso, i volontari devono svolgere 25 ore settimanali, distribuite su 5 o 6 giornate e con un orario minimo di 4 ore a giornata.

Orario Flessibile
Se il progetto prevede l’orario flessibile, i volontari devono svolgere un monte ore annuo compreso tra 1145 e 756 ore, a seconda della durata complessiva del progetto a cui si aggiungono le giornate di permesso ordinario; l’impegno settimanale può oscillare dalle a 20 alle 36 ore, distribuite su 5 o 6 giornate. Il monte ore annuo non può essere esaurito prima della conclusione del progetto, né è possibile tenere in servizio i volontari oltre i mesi indicati nel progetto.

Tabella A - monte ore annuo in relazione alla durata del progetto

Permessi Ordinari
Durante il periodo di servizio civile, compatibilmente con le esigenze di servizio e previo accordo con l'ente, al volontario sono riconosciute delle giornate di permesso retribuito ordinario che variano in funzione della durata del progetto (si veda Tabella B)

Tabella B – relazione tra durata progetti e permessi

Il permesso consente di assentarsi dal servizio per esigenze personali, va conteggiato in giornate e non è frazionabile in permessi orari.
Attenzione: se il progetto prevede un orario fisso, i permessi sono fruibili dai volontari di Servizio Civile Universale all’interno dell’orario complessivo; nel caso in cui il progetto preveda un orario flessibile i permessi non devono essere detratti dal monte ore annuo complessivo che dovrà sempre essere espletato.

Permessi Straordinari
Al volontario sono riconosciuti, inoltre, permessi straordinari per esami universitari, lutto, donazione di sangue, votazioni etc, secondo le disposizioni enti e volontari

Il volontario durante il servizio può assentarsi per malattia, debitamente certificata dal medico, fino a massimo 15 giorni (si veda Tabella C) senza alcuna decurtazione nell'assegno di Servizio Civile Universale. Le ulteriori assenze per malattia e per un massimo di ulteriori 15 giorni, comportano una proporzionale riduzione dell'assegno per il servizio civile. Il superamento del limite dei giorni di malattia retribuita e non retribuita (ad es. 30 giorni per malattia nei progetti di 12 mesi)  anche non continuativi, comporta l'esclusione dall'esperienza di servizio civile, secondo le disposizioni enti e volontari.

Tabella C – relazione tra durata progetti e malattia

Durante il servizio viene tutelata anche la maternità e si applicano le disposizioni legislative del Testo Unico in materia di tutela e sostegno della maternità, adottato con il decreto legislativo 26 marzo 2001, n.151, espressamente richiamato dall’art.17 comma 7 del decreto legislativo 40/2017. Ai sensi del predetto Testo Unico il divieto di prestare servizio civile è di norma previsto durante i due mesi precedenti ed i tre mesi seguenti il parto (art.16), in assenza di condizioni patologiche che configurino situazioni di rischio per la salute della gestante e/o del nascituro (art.17).

Durante il primo anno di vita del bambino sono previsti periodi di riposo giornaliero pari ad 1 ora, se la volontaria presta servizio per una durata inferiore alle 6 ore giornaliere e pari a 2 ore in caso di orario giornaliero di almeno 6 ore.

Le rinunce e le interruzioni (es. malattie oltre trenta giorni) devono essere segnalate nel termine massimo di 5 giorni al Dipartimento, in considerazione dei diretti riflessi sul trattamento economico dei volontari.

L'ente è tenuto a comunicare mensilmente all'Ufficio competente del Dipartimento, tramite il sistema informatico Helios, tutte le assenze dei volontari che comportano una decurtazione del compenso, comprese quelle per maternità.

La sostituzione dei giovani selezionati, a seguito di rinunce prima dell'avvio del progetto, ovvero a seguito di interruzione del servizio è consentita esclusivamente entro:

• i primi 120 gg dalla data di avvio, per i progetti con una durata di 11/12 mesi
• i primi 90 gg dalla data di avvio, per i progetti con una durata di 10 mesi
• i primi 60 gg dalla data di avvio, per i progetti con una durata di 9 mesi
• i primi 30 gg dalla data di avvio, per i progetti con una durata di 8 mesi

Tutte le sostituzioni possono avvenire entro il tempo utile affinché i giovani subentranti possano svolgere almeno 6 mesi di Servizio civile.

L'interruzione del servizio dei volontari senza giustificato motivo, prima della scadenza prevista, comporta l'impossibilità di partecipare per il futuro alla realizzazione di nuovi progetti di servizio civile, nonché la decadenza dai benefici eventualmente previsti dallo specifico progetto.

Allegato Tabella D - Specchietto riassuntivo